Administración del Tiempo

Administración del tiempo

“Trabajo pesado es por lo general, la acumulación de tareas livianas que  no se hicieron a tiempo”

                                        Anónimo.

Hay muchos factores que afectan  a nuestra productividad, en términos de lograr nuestras tareas que nos conducirán a nuestros objetivos.

Partiendo de esta base, quiere decir que primero que nada, tenemos tener muy claro cuáles son las metas u objetivos a alcanzar, a partir de esto  podremos trazar un plan para lograrlo, y el plan se divide en un sinfín de tareas que deben cumplirse, y éstas a la vez  se les asignará una prioridad para empezar a ejecutar nuestro plan de acción.

Vamos por partes en lo que tenemos que hacer:

Distribución del tiempo

–       Establecer objetivos realistas y alcanzables

–       Elaborar una lista de tareas

–       Calendario de actividades semanal

–       Poner tiempos límites

–       Ponerse en acción

–       Distribuir el tiempo en bloques

–       Enfoque de trabajo en equipo

–       Aprovechar la tecnología al máximo

–       Dejar márgenes de tiempo (flexibilidad)

–       Agrupar llamadas telefónicas y asigna tiempo para su realización

–       Hacer una pausa es importante

–       Rapport versus Directo al Punto por teléfono o en reuniones – En este punto se   puede sin sacrificar la cortesía  abordar el tema motivo de la llamada.

ACTIVIDADES:

A)   Imprescindibles

B)   Urgentes

C)   Deben hacerse

.Un término que es importante considerar su significado:

Procrastinación.- del latín Pro – adelante  Crastinus – Referente al futuro

Es la acción de postergar actividades importantes y sustituyéndolas por otras menos importantes o más agradables.

¿Qué debemos hacer para reducir la procrastinación?

Primer paso-         Reconocer que se está posponiendo

Segundo Paso-     Entender el porqué se está posponiendo

Tercer paso-         Ponerse en acción

¿Cómo lograrlo? 

-Trabajar en lograr una actitud optimista

-Enfocarse en el cumplimiento de todas las actividades

-Trabajar la lista de tareas

-Medir nuestros resultados

En administración del tiempo también aplica el Principio de Pareto:

El 20% de trabajo enfocado es el que produce el 80% de nuestros logros

Ahora dos términos que nos pueden servir de guía en la realización de nuestras tareas:

Eficiencia:     Es hacer las cosas rápidamente o bien hechas

Efectividad:   Es hacer las cosas correctas

Isidro Huerta